نظرًا لأن البريد الإلكتروني أصبح اليوم جزءًا مهمًا من حياتنا العملية والشخصية، فإن الرد على الرسائل بأدب وأسلوب مهني بات يتطلب مهارات أساسية تعكس احترافيتنا وتحافظ على العلاقات والتراتبية في العمل.
وقد يقع البعض منا في فخ استخدام عبارات تبدو غير مهنية أو تفهم بشكل خاطئ، ولذلك نقدم لك دليلًا حول كيفية الرد على رسائل البريد الإلكتروني بأدب، مع التركيز على الجمل التي يجب تجنبها لضمان تواصل سلس وفعال.
الرد على البريد الإلكتروني بأدب
تعرّف على أساسيات الرد على البريد الإلكتروني وكيف يمكنك صياغة ردودٍ بأسلوب لبق ومهني يعكس احترافيتك، ويساعدك على إيصال رسائلك بوضوح.
البدء بتحية واضحة
ابدأ رسالتك بتحية مهذبة ومناسبة للمرسل وعلاقتك به، سواء كانت رسمية أو شبه رسمية، واستخدم عبارات مثل "عزيزي/عزيزتي" ثم اتبعه بالاسم، أو "تحياتي إلى" في البداية.
كما من المهم الإشارة بوضوح إلى البريد الإلكتروني الذي ترد عليه، سواء بذكر الموضوع أو بالإشارة إلى محتوى الرسالة الأصلية. هذا يساعد المرسل على تذكر السياق ويسهّل عليه متابعة المحادثة.
الحفاظ على نبرة مهنية
حافظ على نبرة إيجابية ومهنية في جميع جوانب ردك، وتجنب أي لغة سلبية أو عدوانية. كذلك عبّر عن رسالتك بوضوح واختصار، باستخدام جمل سهلة الفهم وتجنب الإسهاب غير الضروري.
وفي حال كان الرد طويلًا، قم بتقسيمه إلى فقرات قصيرة لتسهيل القراءة. استخدم أيضًا عبارات الشكر والتقدير لتعزيز التواصل الإيجابي، مثل "شكرًا لكم على اهتمامكم" أو "أقدر لكم وقتكم وجهدكم.
أهمية المراجعة
قبل إرسال الرد، خصص وقتًا لمراجعته بعناية للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية أو النحوية، وأن الرسالة تعكس المطلوب بدقة ومهنية.
وإذا كنت بحاجة إلى وقت إضافي، فأبلغ المرسل، واختتم رسالتك بتوقيع مهني يتضمن اسمك ومعلومات الاتصال الضرورية. هذه الخطوات البسيطة تعزز مصداقيتك واحترافيتك في التواصل.
الحذر من "الرد على الكل"
انتبه جيدا عند استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح، فهي تساعد في توضيح المعنى ونقل النبرة المطلوبة في رسالتك. كما يجب أن تكون حذرا عند استخدام خيار "الرد على الكل"، وتأكد من أن ردك ضروري لجميع المستلمين لتجنب إرسال رسائل غير ضرورية.
جمل شائعة يجب تجنبها في رسائل البريد الإلكتروني
بعض الجمل المتداولة يجب تجنبها في الرد، ومنها:
- عبارة "بصراحة"، فهذه العبارة يمكن أن توحي بأنك لم تكن صريحًا؛ ما يضعف مصداقيتك.
- عبارة "آمل أن تكون بخير"، إذ على الرغم من أنها تبدو ودية، إلا أن هذه العبارة تعتبر غير ضرورية في معظم السياقات المهنية.
- عبارة "أردت أن أتواصل بخصوص..."، فهذه العبارة تبدو مترددة وغير مباشرة، لذا كن واثقًا ومحددًا في رسالتك.
- "عذرًا على الإزعاج"، فإذا كنت تتواصل بشأن أمر مهم، فإن الاعتذار عن الإزعاج يمكن أن يقلل من أهمية رسالتك ويجعلك غير واثق من الرد.
فن الرد المتقن على رسائل البريد الإلكتروني، يجعلك دائمًا تبني علاقات قوية وتحافظ فيها على صورة احترافية. ومن خلال تبني الردود السابقة، تضمن أن تواصلك يعكس احترام وتقدير للمرسل إليه ولنفسك في بيئة العمل.
