في زمن أصبحت فيه الاجتماعات الافتراضية (أون لاين) جزءاً أساسياً من بيئة العمل الحديثة، من المهم أن نعرف كيف نظهر بصورة احترافية حتى ونحن خلف الشاشات.
سواء كنت تقدم تقريراً لمديرك، أو تحضر لقاءً مع عميل محتمل، فإن الالتزام بآداب الاجتماع الافتراضي واتباع إتيكيت حضور الاجتماع الافتراضي ينعكس إيجاباً على صورتك المهنية ويُظهر احترامك للحاضرين.
6 قواعد أساسية لحضور الاجتماعات الافتراضية
في هذا المقال، نستعرض معك 6 نصائح بسيطة لكنها فعالة لتبدو محترفاً خلال أي اجتماع أون لاين، بحسب موقع devoteam.
1- اختبر الصوت والصورة قبل دخولك أي اجتماع افتراضي
من أول وأهم قواعد آداب الاجتماع الافتراضي أن تتأكد من جودة الصوت والصورة. قبل أن تنضم إلى الاجتماع، خذ بضع دقائق لاختبار الميكروفون والكاميرا.
هل صوتك واضح؟ هل تظهر صورتك بشكل جيد من دون زوايا مزعجة؟ هل الإضاءة كافية؟ هذه التفاصيل الصغيرة تُحدث فرقاً كبيراً في تجربتك وتجربة الآخرين.
نصائح سريعة:
- ضع الكاميرا على مستوى العين.
- اجلس في مكان هادئ بعيد عن الضوضاء.
- تأكد من وجود إضاءة طبيعية أو إضاءة مناسبة توضح ملامحك.
2- تحقق من اتصال الإنترنت لتفادي الإحراج
تخيل أن تكون في منتصف عرض تقديمي مهم وينقطع الإنترنت! لتجنب هذا السيناريو المحرج، تأكد من أن الاتصال قوي ومستقر. قم بإجراء اختبار سرعة بسيط قبل الاجتماع، وحاول الجلوس قريباً من جهاز الراوتر.
وإذا كان الإنترنت ضعيفاً، استخدم خطة بديلة مثل مشاركة بيانات الهاتف عبر 4G لتضمن استمرار الاجتماع دون انقطاع. جزء من إتيكيت حضور الاجتماع الافتراضي أن تُظهر استعدادك للمواقف الطارئة.
3- لا تجتمع بالبيجاما! مظهرك يعكس احترافيتك
صحيح أن العمل من المنزل يمنحنا بعض الراحة، لكن الاجتماعات الافتراضية (أون لاين) تتطلب مظهراً لائقاً. ليس بالضرورة أن ترتدي بدلة رسمية، ولكن على الأقل اختر ملابس أنيقة ومناسبة تُظهر اهتمامك.
تذكّر أن الكاميرا قد تُظهرك من الخصر إلى أعلى، لكنك لا تعرف متى قد تضطر للوقوف! لذا، اختر ملابس كاملة تليق بسياق العمل، فهذا جزء مهم من آداب الاجتماع الافتراضي.
4- كتم الميكروفون عندما لا تتحدث
قاعدة ذهبية من إتيكيت حضور الاجتماع الافتراضي: إذا لم تكن تتحدث، كتم الميكروفون هو الأنسب. الأصوات الجانبية كالعطس، أو الكتابة، أو أحاديث جانبية قد تشتّت انتباه المشاركين وتُربك سير الاجتماع.
يكفي ضغطة زر واحدة في معظم المنصات مثل Google Meet لتفعيل أو إلغاء كتم الصوت. افتح الميكروفون فقط عندما تريد التحدث، وأغلقه فور انتهائك.
5- ركّز وتفاعل وكأنك في اجتماع واقعي
كون الاجتماع "أون لاين" لا يعني أن تتصفح هاتفك أو ترد على الرسائل! حضورك الذهني والتفاعل مع المتحدثين من أساسيات آداب الاجتماع الافتراضي. حاول تجنب الأكل، أو فتح تطبيقات أخرى، أو الانشغال بأعمال جانبية.
نصائح للتركيز:
- أغلق الإشعارات من هاتفك وجهازك.
- أطفئ كل التطبيقات غير الضرورية.
- حافظ على التواصل البصري والنظر إلى الكاميرا عند الحديث.
6- جهّز محيطك لتجنب المقاطعات
آخر نصيحة في قائمة إتيكيت حضور الاجتماع الافتراضي هي الاهتمام بالمكان من حولك.
أخبر من في المنزل أنك على وشك حضور اجتماع لتجنب الإزعاج. واحرص على أن تكون الخلفية نظيفة وخالية من العناصر الشخصية أو الفوضوية التي قد تُشتت الآخرين.
وجود بيئة مرتبة وهادئة يعكس احترامك للاجتماع ولمن فيه، ويُظهر احترافيتك حتى من المنزل.
الاجتماعات الافتراضية (أون لاين) أصبحت وسيلة فعالة وأساسية للتواصل في عالم العمل الحديث. ومع ذلك، فإن نجاحها يعتمد على مدى التزامك بـ آداب الاجتماع الافتراضي وحرصك على تطبيق إتيكيت حضور الاجتماع الافتراضي بحذافيره.
باتباعك هذه النصائح الـ6، ستتمكن من تقديم نفسك بأفضل صورة ممكنة وتترك انطباعاً مهنياً يدوم لدى زملائك ومديريك.
